Saksbehandlings-prosessen hos UDI

Challenge

Utlendingsdirektoratets (UDI) viktigste saksbehandlingssystemer benyttes av alle aktørene i utlendingsforvaltningen. Disse ble utviklet i perioden 1999 til 2004, og var ikke oppdatert verken teknisk eller funksjonelt. UDI så at mye av saksbehandlingsarbeidet krevde til dels stor manuell innsats.

Effektprogrammet ble startet for blant annet å utvide løsningene med saksbehandlingsstøtte som ga mulighet for å delautomatisere og effektivisere saksbehandlingen. De ønsket en mer moderne saksbehandlingsløsning med bedre bruk av ny teknologi.

Solution

Den nye løsningen ble en videreutvikling av funksjonalitet i saksbehandlingssystemene Norvis og DUF, samt at nye SOA baserte tjenester ble laget. Disse nye tjenestene sørger også for bedre kommunikasjon / informasjonsutveksling med andre aktuelle systemer og registre. Eksempler på slike er Arbeidsgiver / arbeidstakerregisteret, Det sentrale folkeregisteret (DSF), Brønnøysundregistrene mm.

Bruken av en regelmotor ble introdusert for å gi bedre beslutningsstøtte og for økt automatikk i saksbehandlingen. Beslutningsstøtten fungerer dels som et system som forhåndsbehandler søknader som kommer inn via internett, dels å kunne kalles fra saksbehandlingsapplikasjonen under selve saksbehandlingen.

Decisive utviklet også en regelverksforvaltningsløsning i Blaze Advisor som gjør at UDIs saksbehandlere selv forvalter regelverket og øker antall regler i løsningen uten nevneverdig støtte fra IKT. Den muliggjør også publisering av regler utenom normal deploymentsyklus.

Result

Beslutningsstøtten ble implementert gjennom bruk av regelmotoren Blaze Advisor BRMS. Saksbehandlingen er effektivisert blant annet ved at riktig regelverk hele tiden er tilgjengelig for saksbehandlere under behandlingsprosessen.

Alle lover og forskrifter forvaltes av fagpersonell ved bruk av Rule Maintenance Application (RMA-modulen) i regelmotoren. Jurister gjør regel-endringer uten involvering fra IT. Dette gjør det raskt å implementer endringer i lover og regelverk når disse kommer fra stortinget.

Automatiseringsgraden er på ca. 40%