Effektivt og brukervennlig beslutningsstøttesystem for IMDi

Tidligere måtte norske kommuner søke Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) om tilskudd til asylsøkere. Nå skjer dette automatisk, noe som gir høyere korrekthet, sparer tid i kommunene og gjør IMDi i stand til å håndtere regelverksendringer med stor endringsevne.

IMDi følger med på bosetting av innvandrere i Norge, og innvilger relevante tilskudd, helt uten at kommunen trenger å gjøre noe.

Regelverket for tilskudd er komplekst og endrer seg ofte, avhengig av faktorer som familiesituasjon, ankomstår og oppholdstid. Med SMARTS™ kan IMDi enkelt tilpasse beslutningslogikken når nye politiske vedtak krever endringer, uten å involvere IT eller utviklere.

Utfordring

IMDi er en statlig myndighet under Arbeids- og inkluderingsdepartementet. IMDi sitt oppdrag er å implementere regjeringens integreringspolitikk ved å sikre like muligheter og levekår for innvandrere og deres barn.

Tilskuddsordningen er kompleks fordi flere faktorer påvirker beregningen – blant annet familiesituasjon, botid i Norge og hvilket år personen ankom landet. I tillegg kan størrelsen på tilskuddsbeløpet endres underveis, enten som følge av nye satser eller en ny situasjon.

Som en del av moderniseringen av sin digitale portefølje ønsket IMDi å erstatte sin hardkodede regelmotor og saksbehandlingssystem med et nytt system basert på moderne forretningsregelstyring.
Det nye systemet måtte:

• Sørge for at alle tilskudd blir korrekt kalkulert, lovlig behandlet og overført til riktig mottaker
• Takle et komplekst og stadig skiftende statlig regelverk
• Gjøre det mulig for fageksperter å endre regler selv, uten støtte fra IT

Løsning

Etter en internasjonal og åpen anbudskonkurranse valgte IMDi oss i Decisive og vår Decision Intelligence Platform SMARTS. Plattformen oppfylte de nødvendige funksjonelle og tekniske kravene.

Vi i Decisive støttet IMDi i å optimalisere beslutningsrkitekturen, slik at reglene kunne implementeres korrekt. I tillegg implementerte vi Decisivemetoden – en felles arbeidsmetodikk som IMDi lærte seg og tok i bruk. Dette sikret en strukturert og effektiv prosess der alle jobbet likt.

En viktig grunn til at løsningen fungerte så godt, var at IMDi sine egne fagpersoner, etter ukentlig rådgivning fra oss, raskt forsto hvordan plattformen fungerte. Etter hvert kunne de bruke SMARTS helt på egen hånd, uten hjelp fra oss.

Case: Ukrainske flyktninger

I perioden 2022-2023 da mange ukrainske flyktninger kom til Norge, innførte norske myndigheter et eget regelverk som skilte seg fra det som vanligvis gjaldt for asylsøkere. Fordi IMDi allerede hadde SMARTS™ på plass, kunne de raskt tilpasse reglene uten hjelp fra utviklere.

Plattformens høye endringsevne sikret at de nye reglene ble oppdatert korrekt, og at likebehandling ble ivaretatt i alle kommuner. Resultatet var mindre manuelt arbeid, raskere saksbehandling og mer tid til å følge opp mennesker der behovet var størst.

Resultat

IMDi og norske kommuner opplever nå store gevinster som følge av automatiseringen av tilskuddordningen: over 22 milliarder kroner går gjennom beslutningstjenestene i løpet av et år, og prosesser som tidligere var manuelle er nå helautomatisert. For kommunene betyr dette at de slipper å behandle søknader manuelt, og tilskudd utbetales automatisk og korrekt. Personer som har rett på tilskudd får det de har krav på uten forsinkelser, menneskelige feil unngås, og kommunene sparer betydelige mengder tid og penger. Dette vil si at man får mer integrering for pengene og kommunene får tilskudenne de skal ha til å drive riktig integreringsarbeid.

På bare to måneder utviklet, testet og finjusterte IMDi og Decisive en beslutningstjeneste bestående av 52 regler. Fire måneder senere var ytterligere to beslutningstjenester for tilskudd på plass – til sammen 198 regler. Tjenestene behandler nå mellom 10 000 og 15 000 hendelser daglig.

Endringer i regelverket kan oppdateres direkte av saksbehandlerne, som regel på under én dag. Hele beslutningsprosessen ligger åpent i SMARTS™, slik at IMDi sine fagpersoner ser reglene de har lagt inn i systemer og kan justere de uten å måtte involvere utviklere.

SMARTS™ sørger for at tilskuddene blir korrekt kalkulert, lovlig behandlet og overført til riktig mottaker. Det betyr at saksbehandlere kan bruke mindre tid på rutinebeslutninger og mer tid på oppgaver der mennesker gjør en forskjell.